Asiakasrekisteri on Hehku Businessin nykyisten sekä potentiaalisten asiakasyritysten ja niissä toimivien yhteyshenkilöiden rekisteri.

Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisteriä pidetään asiakassuhteen voimassaolon aikana tai uuden asiakassuhteen aikaansaamiseksi tehtävää B-to-B markkinointia varten. Markkinoitava asia liittyy henkilön työtehtäviin.

Rekisterin tietoja käsittelevät Hehku Businessin työntekijät.

Rekisterissä ylläpidettävät henkilötiedot

Asiakkaan yhteyshenkilön

• nimi
• titteli
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• yrityksen osoite
• tieto suoramarkkinointikiellosta
• suoramarkkinointitavat, esim. uutiskirje

Käsittelyn peruste henkilötietolaissa

Rekisteri perustuu rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseen asiakassuhteen ylläpitämiseksi ja siihen liittyvien sopimusten täyttämiseksi.

Rekisteröityjen informointi

Tieto rekisteröinnistä annetaan henkilölle silloin kun henkilötiedot saadaan ja/tai henkilöä lähestytään B2B-markkinoinnilla ensimmäisen kerran.

Järjestelmät joissa käsiteltävät henkilötiedot sijaitsevat

1. asiakastietojärjestelmä (data Suomessa)
2. markkinointijärjestelmä (data Suomessa)
3. ilmoittautumis- ja palautejärjestelmä asiakastilaisuuksiin liittyen
4. listauksia edellisistä järjestelmistä, jotka sijaitsevat yrityksen palvelimella Suomessa

Tietojen säilytys

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilö on asiakkaan tai potentiaalisen asiakkaan yrityksen palveluksessa.

1. Tietojen poistaminen henkilön itsensä toimesta

Henkilö voi pyytää henkilötietojensa poistamista ilmoittamalla siitä sähköpostiin [email protected] tai asiakasyritykselle nimetylle asiakkuusjohtajalle.

2. Tietojen poistaminen Hehku Businessin toimesta

Jos henkilösuhde ei ole aktiivinen viiteen vuoteen, henkilötiedot poistetaan.

3. Tietojen siirto tai passivointi

Jos henkilö poistuu asiakasyrityksen palveluksesta, passivoidaan hänen tietonsa ja/tai ne siirretään hänen uuden työnantajansa (Hehku Businessin asiakkaan tai potentiaalisen asiakkaan) yhteyshenkilön tiedoiksi. Passivointipäivä kirjataan CRM-järjestelmään.

Jos passivoitu henkilö ei siirry uuteen Hehku Businessin asiakkaan tai potentiaalisen asiakkaan palvelukseen 5 vuodessa, hänen tietonsa poistetaan.